روش های پایبندی به برنامه ریزی + موانع و ابزارهای مفید

چند بار در زندگی برای رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی کرده‌اید، اما بعد از مدتی از ادامه دادن آن منصرف شده‌اید؟ در واقع انسان‌ چند بعدی بوده و یک امر طبیعی است که از چارچوب‌ها خارج شود. درحالی‌که حفظ و رفع این موانع برای پایبندی بیشتر هنر واقعی است.

ایجاد انگیزه و اعطای پاداش از راهکارهای افزایش رغبت درونی برای انجام وظایف به شمار می‌رود. شما می‌توانید با به‌کارگیری این راهکارها و تعیین اهداف مناسب به برنامه خود پایبند بمانید.

در این مقاله از مجله تمسکی، راهکارهای پایبندی به برنامه ریزی و موانع آن ارائه خواهد شد. ازاین‌رو در انتهای مقاله می‌توانید نسبت به برنامه‌ریزی‌های خود عملکرد بهتری داشته و بهره‌وری خود را برای رسیدن به اهداف افزایش دهید.  

 

چرا پایبندی به برنامه‌ریزی مهم است؟

چگونه به برنامه ریزی پایبند باشیم؟ پایبندی به برنامه‌ریزی برای رسیدن به اهداف و افزایش کیفیت زندگی بسیار اهمیت دارد. مداومت در آن به افراد در مدیریت زمان، منبع و انرژی به نحو احسن کمک می‌کند. در آخر به هدف خود در زندگی دست یافته و برای فعالیت‌های جدید، انگیزه بیشتری می‌گیرید.

در واقع برنامه‌ریزی به طرح گام‌به‌گام برای انجام کارها بر اساس ضرورت و اهمیت گفته می‌شود. شما می‌توانید اهداف بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کرده تا بتوانید میزان پایبندی خود را به برنامه افزایش دهید. راهکارهای زیادی برای پایبندی به برنامه وجود دارد که کارگاه هدف، برنامه ریزی، اجرا یکی از آنها محسوب می‌شود. در این کارگاه شما صفر تا صد تعیین هدف، برنامه‌ریزی و اجرا را آموزش می‌بینید. در ادامه مطالب بیشتری درباره اهمیت پایبندی به برنامه ریزی ارائه می‌کنیم.

تأثیر پایبندی بر بهره‌وری و موفقیت

با کمک پایبندی بر برنامه‌ ریزی از به تعویق افتادن کارها جلوگیری می‌شود. چطور پایبندی در افزایش بهره‌وری و موفقیت مؤثر است؟ زمانی که یک برنامه دقیق و هدفمند داشته باشید، پس پایبندی شما افزایش یافته و طبق برنامه جلو خواهید رفت. کارها یکی پس از دیگری انجام شده و هر روز بیشتر از دیروز به موفقیت نزدیک می‌شوید.

هر چقدر طبق برنامه پیش بروید، کارهایتان به‌سرعت انجام شده و می‌توانید کارهای جدیدتری را انجام دهید. برای مثال اگر شما ۵ برنامه مهم و ضروری در جدول داشته باشید و تمام کارها را انجام دهید، در این صورت بهره‌وری شما افزایش پیدا می‌کند. همچنین به اهداف خود نزدیک‌تر شده‌ و این نشان‌دهنده بهره‌وری بیشتر است.

کاهش استرس و سردرگمی با برنامه‌ریزی منظم

فراموشی وظایف و عدم آگاهی از روال برنامه‌ها باعث افزایش استرس می‌شود. بر طبق تحقیقات، برنامه‌ریزی دقیق برای مدیریت استرس از روش‌های عملی به شمار می‌رود. برای مثال تصویر کنید که امتحان استخدامی دارید و باید وظایف کار و زندگی خود را نیز انجام دهید. در صورت کوتاهی در انجام وظایف، نمی‌توانید زمانی را برای آزمون استخدامی اختصاص دهید. به همین جهت استرس زیادی ناشی از عدم انجام گرفتن کارها به سراغتان می‌آید. ازاین‌رو باید با مدیریت استرس خود به برنامه‌ریزی خود عمل کنید.

 

موانع رایج در پایبندی به برنامه‌ریزی

پایبندی به برنامه ریزی با چالش‌های زیادی مواجه است که باید با آنها مبارزه کنید تا به اهداف خود در زندگی دست یابید. این موانع شامل عدم خودشناسی، ترس از شکست، نداشتن عزت نفس، جدی نگرفتن برنامه، فراموشی، تحمل نکردن خروج از منطقه امن، گیر افتادن در دام وسوسه‌ها، دلیل‌تراشی و… است. اگر این موانع را از سر راه بردارید، پس می‌توانید طبق برنامه خود عمل کرده و از استرس‌های روزمرگی جلوگیری کنید. در ادامه موانع رایج در پایبندی به برنامه‌ریزی را معرفی می‌کنیم.

تعیین اهداف غیرواقعی یا مبهم

اگر اهداف خود را به درستی انتخاب نکرده و غیر واقعی و مبهم باشند، پس پایبندی به برنامه‌ریزی نیز کاهش می‌یابد. روش‌های مختلفی برای تعیین اهداف وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا اهداف خود را به صورت دقیق مشخص کنید. روش اسمارت SMART یکی از روش‌های مؤثر در تعیین اهداف به شمار می‌روند. مشخص بودن، قابلیت اندازه‌گیری، قابلیت دسترسی، مرتبط بودن و زمانبندی دقیق از ویژگی‌های روش اسمارت هستند.

برای مثال اگر در شغلتان هدفتان افزایش فروش باشد، باید به‌صورت مشخص «افزایش فروش به میزان ۱۰٪ در سه ماه آینده» را تعیین کنید.

نداشتن انگیزه یا دلیل شخصی قوی

نداشتن انگیزه یکی از موانع پایبندی به برنامه ریزی است. انگیزه نداشتن برای انجام کارها می‌تواند به دلایل متعددی مانند ترس از شکست، بیهودگی و ترس از محدودیت‌ها باشد. شما می‌توانید برای افزایش انگیزه به برخی از این کارها بپردازید: تقسیم کارها به وظایف کوچک‌تر، تجسم موفقیت و ایجاد عادت‌های مثبت. همچنین اگر یک دلیل شخصی قوی برای انجام وظایف در نظر بگیرید، انرژی وصف‌ناپذیری برای انجام کارها به دست می‌آورید.

برای مثال برای امتحان نهایی در رشته تجربی برنامه‌ریزی کرده‌‌اید. اگر شما اهداف مشخصی برای این برنامه‌ریزی نداشته باشید، ممکن است انگیزه خود را از دست داده و از برنامه‌ریزی صرف‌نظر کنید. اما اگر اهداف خود را مشخص (مثلاً کسب نمره ۱۷ در امتحان) و برنامه‌ریزی خود را بر اساس این هدف تنظیم کنید (مثلاً اختصاص زمان مشخص برای مطالعه هر فصل، انجام تمرینات، و حل مسائل) با این کار انگیزه بیشتری برای برنامه‌ریزی پیدا کرده و در نهایت به هدف خود می‌رسید.

فراموشی یا بی‌نظمی در پیگیری

فراموشی و بی‌نظمی در پیگیری وظایف از موانع رایج در پایبندی به برنامه‌ریزی به‌حساب می‌آید. این بی‌نظمی می‌تواند به دلیل ضعف حافظه، نداشتن سیستم منظم برای یادآوری و عدم اولویت‌بندی مناسب باشد. برای مثال قرار است که گزارش هفتگی کاری خود را شنبه تحویل بدهید، ولی فراموش کرده یا آن را تا روز دوشنبه به تأخیر می‌اندازید. این عملکرد ضعیف نشان‌دهنده فراموشی یا بی‌نظمی در کارها به شمار می‌رود.

در مثالی دیگر شما به‌عنوان فروشنده قرار است در ساعت ۱۰ با مشتری تماس بگیرید، ولی در ساعت ۱۲ ظهر با او تماس می‌گیرید و این نشان‌دهنده فراموشی است.

عوامل بیرونی و حواس‌پرتی

عوامل بیرونی و حواس‌پرتی از دیگر موانع رایج پایبندی به برنامه‌ریزی به شمار می‌رود. صداهای محیط، اعلان‌های موبایل، افکار و نگرانی‌ها و محدودیت‌های محیطی و شغلی از عواملی است که باعث حواس‌پرتی افراد می‌شود. این عوامل باعث می‌شود تا افراد تمرکز خود را از دست داده و در برنامه‌ریزی‌ها اختلال ایجاد شود. برای مثال شما نویسنده هستید و در پایان ساعت کاری باید یک مقاله را تحویل دهید، اما سروصدا و شلوغی در محیط کار باعث به هم خوردن تمرکز شما می‌شود. ازاین‌رو نمی‌توانید به هدف خود یعنی تکمیل مقاله دست یابید.

شما می‌توانید برای مقابله با این موانع از روش‌هایی از جمله هدفون‌های حذف صدا، تنظیم محیط کار، مدیریت زمان، ایجاد محیط کاری ساکت و تکنیک‌های تمرکز ذهنی بهره ببرید. به همین جهت می‌توانید برای تمرکز در محیط کار با استفاده از موسیقی بی‌کلام تمرکز بیشتری به دست آورید.

 

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند بمانیم؟

بر اساس تحقیقات ارائه شده در دلگرم، عدم پایبندی به کارها و وظایف سد بزرگی برای رسیدن به موفقیت‌ها است. شما می‌توانید با برنامه‌ریزی دقیق و هدفمند میزان پایبندی خود را به جدول زمان‌بندی وظایف افزایش دهید. با تعیین پاداش و تشویقی برای تکمیل کارها نیز می‌توانید به برنامه ها پایبند بوده و به اهداف خود دست یابید.

همچنین می‌توانید با به‌کارگیری راهکارهای مفید پایبندی خود را افزایش داده و به اهداف خود در زندگی نزدیک‌تر شوید، در ادامه با این راهکارها بیشتر آشنا شوید.

انتخاب ابزار مناسب برنامه‌ریزی

ابزارهای برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کنند تا دقیق‌تر اهداف خود را دنبال کنید. این برنامه‌ها دقت بیشتری برای زمان‌بندی و اولویت‌بندی کارها دارد. ازاین‌رو با انتخاب ابزار مناسب با ویژگی‌های شخصیتی، سبک کار و نیازهای خودتان نسبت به انجام برنامه‌ها پایبندتر می‌شوید. با تعیین اهداف به طور واضح و مشخص برنامه‌هایتان به طور منظم توسط شما دنبال می‌شوند.

پلنر، اپلیکیشن، ابزار آنلاین از جمله این ابزارها به‌حساب آمده که در سازماندهی کارها، تعیین اهداف و پیگیری پیشرفت‌ها نقش اساسی دارند.  

برای مثال اگر دنبال یک ابزار ساده و قابل‌حمل هستید، می‌توانید از پلنر یا دفترچه برنامه‌ریزی بهره ببرید. در این دفترچه می‌توانید اهداف، اولویت‌بندی کارها، وظایف روزانه خود را بنویسید. استفاده از ماژیک رنگی برای نشانه‌گذاری در دفترچه نیز کارساز است.

Todoist و Microsoft Planner از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی محبوب به‌حساب می‌آیند. به همین جهت اگر دنبال یک ابزار انعطاف‌پذیرتر با امکانات بیشتر هستید، می‌توانید از این ابزارهای دیجیتال برای مدیریت وظایف و برنامه استفاده کنید.

تنظیم اهداف مشخص، قابل‌اندازه‌گیری و واقع‌گرایانه

چگونه به برنامه ریزی پایبند باشیم؟ با تنظیم اهداف مشخص، قابل اندازه‌گیری و واقع‌گرایانه می‌توانید تا حدودی به برنامه‌‌های خود نزدیک شوید. در روش اسمارت SMART شما می‌توانید اهداف خود را تعیین کنید. ویژگی‌های روش اسمارت به شرح زیر هستند:

•       اهداف باید دقیق و مشخص باشند.
•       اهداف باید قابل اندازه‌گیری باشند.
•       اهداف باید واقع‌گرایانه باشند و با توجه به توانایی‌ها و منابع شما تعیین شوند.
•       اهداف باید با اهداف کلان و ارزش‌های شما مرتبط باشند.
•       اهداف باید با یک زمان‌بندی مشخص تعیین شوند.

 برای مثال:

•       هدف: کم کردن وزن.
•       مشخص: «تا پایان ماه آینده، ۴ کیلوگرم وزن کم کنم.»
•       قابل اندازه‌گیری: «هفته‌ای ۳ بار به باشگاه ورزشی بروم و ۳۰ دقیقه تمرین کنم.»
•       واقع‌گرایانه: «من یک فرد مبتدی هستم، بنابراین نمی‌توانم انتظار داشته باشم که در یک هفته ۱۰۰ کیلوگرم وزن کم کنم.»
•       مرتبط: «این هدف با هدف کلان من برای داشتن یک زندگی سالم‌تر مرتبط است.»
•       محدود به زمان: «تا پایان ماه آینده.»

استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین موارد برنامه‌ریزی کارها و وظایف است. چراکه اگر در مدت‌زمان مشخص وظایف تکمیل نشوند به روز بعد موکول شده و این باعث کاهش انگیزه برای انجام کارها می‌شود. به همین جهت برای بهره‌وری بیشتر و پایبندی به برنامه‌ها می‌توانید از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید. تکنیک پومودورو (Pomodoro)، بلوک‌بندی زمان (Time Blocking) و اولویت‌بندی (Prioritization) از جمله تکنیک‌های مؤثر مدیریت زمان به شمار می‌روند. در ادامه با تکنیک پومودورو بیشتر آشنا شوید:

برای مثال:

تکنیک پومودورو: این تکنیک شامل ۲۵ دقیقه کار متمرکز و ۵ دقیقه استراحت است. بعد از هر ۴-۵ پومودورو استراحت را تا ۱۵-۳۰ دقیقه افزایش دهید. برای مثال اگر می‌خواهید که گزارش کار را تحویل دهید، می‌توانید ۲۵ دقیقه روی کار تمرکز کرده و بعد از تحویل استراحت کنید.

بررسی و مرور روزانه یا هفتگی برنامه‌ها

چگونه به برنامه خود پایبند باشیم؟ اگر یک برنامه روزانه و هفتگی برای وظایف خود تدوین کنید، می‌توانید طبق برنامه منظم جلو بروید. این نمودار هفتگی می‌تواند به‌صورت چاپی یا دیجیتالی باشد. در روزهایی که کارهای مختلف قابل انجام است، می‌توانید با قراردادن وظایف جدیدتر برنامه را تا حد ممکن انعطاف‌پذیر کنید.

برای مثال اگر در روز جمعه ۴ کار مهم و ضروری دارید که باید در همان روز انجام گیرد. در حالی که در روز شنبه ۶ کار اولویت دارید، پس می‌توانید خرید هفتگی را به روز جمعه قرار دهید تا کارها نظم بیشتر داشته باشند.

ایجاد روتین‌های ثابت و زمان‌بندی مشخص

با ایجاد روتین‌های ثابت و زمان‌بندی مشخص می‌توانید به بخش بزرگی از برنامه‌های خود پایبند باشید. ایجاد روتین در برنامه به معنای قرار دادن فعالیت‌ها و وظایف خاص در بازه زمانی مشخص است. با تعیین روتین و زمانبندی مشخص، سازماندهی و نظم بیشتری در اهداف بلند مدت و کوتاه مدت ایجاد می‌شود. این روتین به صورت روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه قابل برنامه‌ریزی است.

البته در این نوع برنامه‌ریزی باید حواستان به اوج انرژی خودتان نیز در طول روز باشد، چراکه باید بتوانید آن وظیفه را در طول روز انجام دهید. برای مثال در پایان شب نمی‌توانید پروژه‌های فریلنسری را انجام دهید.

برای مثال: روتین صبحگاهی

•       بیدار شدن در ساعت مشخص (مثلاً ۶:۳۰)
•       نوشیدن یک لیوان آب بلافاصله بعد از بیدار شدن
•       انجام ۵ دقیقه تنفس دیافراگمی
•       ورزش سبک به مدت ۱۰ تا ۱۵ دقیقه
•       دوش گرفتن
•       بررسی جدول برنامه‌ی روزانه
•       خوردن صبحانه

اولویت‌بندی کارها با ماتریس آیزنهاور یا روش  ABC

ماتریس آیزنهاور و روش  ABC دو روش کارآمد برای اولویت‌بندی کارها به‌حساب می‌آیند. شما با کمک روش ماتریس می‌توانید وظایف مهم و فوری، مهم و غیرفوری، غیرمهم و فوری و غیرمهم و غیرفوری را شناسایی و اولویت‌بندی کنید. در روش ABC نیز کارها به سه دسته اولویت بالا (A)، متوسط (B) و پایین (C) تقسیم‌بندی می‌شوند. در مواردی نیز می‌توانید این دو روش را با هم ترکیب کنید.

برای مثال ابتدا وظایف خود را در ماتریس آیزنهاور طبقه‌بندی کرده و سپس وظایف مهم و غیرفوری (که در ربع دوم ماتریس قرار دارند) را با استفاده از روش ABC اولویت‌بندی کنید.

حذف عوامل حواس‌پرتی

چقدر برایتان پیش آمده که با خودتان برنامه روزانه را تدوین کرده‌اید و از انجام آن منصرف شده‌اید؟ شاید برای شما هم پیش آمده که باید یک پروژه را تا پایان ساعت کاری به کارفرما تحویل بدهید. درحالی‌که سروصداهای داخل شرکت تمرکز شما را بر هم زده و از ادامه آن کار منصرف شده‌اید.

موبایل و شبکه‌های اجتماعی نیز از دیگر عوامل حواس‌پرتی برای انجام وظایف هستند. برای دستیابی به هدف مدنظر در جدول برنامه‌ریزی‌ها باید این عوامل حواس‌پرتی را شناسایی و حذف کنید. برای مثال می‌توانید از روش‌های خاموش کردن اعلان‌ها، استفاده از اپلیکیشن مدیریت زمان و تعیین محدودیت زمانی بهره ببرید.

تکنیک پومودورو نیز در این بخش قابل استفاده است. به طوری که می‌توانید ۲۵ دقیقه روی کار تمرکز کرده و ۵ دقیقه را به استراحت بگذارانید. در این صورت زمان کافی برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی را نیز دارید.

دادن پاداش به خود پس از انجام وظایف

«اگر بتوانم پروژه کاری خود را امروز تحویل بدهم، خودم را به یک همبرگر خوشمزه دعوت می‌کنم!» این تشویق‌ها سلیقه‌ای و متناسب با شخصیت افراد است. شاید این تشویق برای فرد دیگری خریدن یا خواندن یک کتاب باشد.

دواین جانسون بازیگر هالیوودی درباره پاداش دادن به خود می‌گوید: «خودت را فریب نده، به خودت رسیدگی کن (عامیانه: دلی از عزا در بیار).»

حالا چرا مهم است که به خودتان پاداش بدهید؟ از نظر بیولوژیکی اعطای پاداش سطح دوپامین را در مغز افزایش می‌دهد. دوپامین احساس شادی را افزایش داده و حافظه را تقویت می‌کند. بنابراین با اعطای پاداش به خودتان انگیزه خود را بهبود بخشید.

انعطاف‌پذیر بودن در برابر تغییرات پیش‌بینی‌نشده

انعطاف‌پذیری به معنای توانایی واکنش مثبت در برابر تغییرات غیر قابل پیش‌بینی است. شما می‌توانید با کمک دوره شخصیت برنده از طریق مدیریت استرس، تقویت خودآگاهی و پذیرش تغییرات در مواجه با چالش‌ها عملکرد بهتری داشته باشید. شما می‌توانید برای تقویت انعطاف‌پذیری از راهکارهای زیر استفاده کنید: 

•       پذیرش هر گونه تغییرات
•       تقویت دیدگاه مثبت
•       یادگیری و آموزش مداوم
•       سازگار شدن با شرایط جدید
•       حل مسائل خلاقانه
•       مدیریت کردن استرس
•       انعطاف‌پذیری در ذهن
•       خروج از منطقه امن
•       پذیرش اشتباهات

با کمک تقویت انعطا‌ف‌پذیری، چگونه به برنامه ریزی پایبند باشیم؟ تقویت مثبت‌نگری در انعطاف‌پذیری نقش مهمی دارد. چراکه با دیدگاه مثبت می‌توانید استرس خود را مدیریت کرده و به هدف خود در زندگی دست یابید.

پیگیری و مستندسازی پیشرفت روزانه

مستندسازی به بایگانی مجموعه سوابق به‌صورت آنلاین، کاغذی و درایو گفته می‌شود. مستندسازی به شما کمک می‌کند که پیشرفت‌های خود را در یک مجموعه منظم گردآوری و پیگیری کنید. همچنین باعث بهبود عملکردهایتان شده و در نهایت به هدف و موفقیت می‌رسید.

صرفه‌جویی در وقت و هزینه از دیگر مزایای مستند‌سازی پیشرفت روزانه است. چراکه اگر بخواهید یک گزارش کار از عملکرد روزانه خود داشته باشید، دیگر سردرگم نخواهید شد.

ابزارها و اپلیکیشن‌های پیشنهادی برای پایبندی بهتر

پایبندی به برنامه ریزی و انجام وظایف در بازه زمانی مشخص با کمک راهکارهای عملی قابل بهبود است. ولی استفاده از این راهکارهای عملی بسیار زمان‌بر است. درحالی‌که با کمک ابزارها و اپلیکیشن‌ها می‌توانید سریع‌تر عمل کنید. این ابزارها در چند بخش اپلیکیشن برنامه روزانه، نرم‌افزار برنامه‌ریزی روزانه برای گوشی، برنامه‌ریزی روزانه برای کامپیوتر، اپلیکیشن برنامه‌ریزی زبان فارسی وجود دارند. در ادامه با برخی از این ابزارها و اپلیکیشن‌ها بیشتر آشنا شوید.

Google Calendar

Google Calendar یک تقویم و پلتفرم مدیریت زمان رایگان است که می‌توانید وظایف خود را بر اساس چارت‌های آن سازماندهی کنید. کار با این پلتفرم بسیار ساده بوده و فقط با داشتن یک حساب کاربری گوگل می‌توانید وظایف خود را سامان بخشید.

بعد از باز کردن این برنامه عملیات خاصی نیاز نیست. گوگل همه چیز را برایتان آماده کرده و شما می‌توانید به‌راحتی فضا و ظاهر تقویم خود را تغییر داده و یک تقویم جدید درون آن ایجاد کنید. ویرایش تقویم، ذخیره‌سازی و خروجی گرفتن از تقویم، قابلیت انتقال تقویم به دیگران و مشاهده عمومی از دیگر قابلیت‌های این پلتفرم به شمار می‌رود.

شما می‌توانید با مراجعه به سایت Google Calendar در نسخه مرورگر برنامه‌ریزی‌های زمانی خود را انجام دهید. از طرفی می‌توانید اپلیکیشن آن را نیز از منابع معتبر مانند گوگل پلی دانلود کنید.

Notion

Notion یک دفتر کار آنلاین و اپلیکیشن برای یادداشت‌برداری و برنامه‌ریزی کارها است. لیست کارها، لیست یادداشت‌ها، مدیریت پروژه، قابلیت تبدیل به فایل اکسل از ویژگی‌های این دفترچه دیجیتالی است. نوشن برای علاقمندان یادداشت‌برداری بسیار کاربردی است.

رابط کاربری آسان و رایگان بودن این اپلیکیشن از مزایای استفاده از Notion به شمار می‌رود. البته اگر بخواهید به‌صورت گروهی در محل کار از اپلیکیشن بهره ببرید، باید هزینه ماهیانه حق عضویت را بپردازید. همچنین برای تمام سیستم عامل‌ها مناسب بوده و api خوبی هم دارد. این اپلیکیشن بیشتر برای دانشجویان، دانش‌آموزان و دارندگان وبلاگ کاربردی است.

Trello

Trello یکی از مشهورترین پلتفرم‌های برنامه‌ریزی وظایف به‌حساب می‌آید که در بیشتر مجموعه‌های کاری از آن استفاده می‌کنند. وبلاگ لایف‌هکر یکی از بزرگان عرصه فناوری و نرم‌افزار درباره ترلو این‌گونه بیان می‌کند: «ترلو، رویه همکاری در یک پروژه را آسان و به‌نوعی لذت‌بخش می‌کند»

این پلتفرم بر اساس سلسله کارت‌هایی به‌صورت ستونی به کاربر ارائه می‌شود. طرز کار ترلو به این شکل بود که ابتدا کارها را بر اساس اهمیت و ضرورت مرتب کرده و بعد با خیال آسوده آن را به ستون انجام شده‌ها یا نیاز به بررسی منتقل می‌کنید. این نرم‌افزار رایگان بوده؛ ولی برای دستیابی به قابلیت‌های بیشتر باید حق عضویت آن را ماهیانه پرداخت کنید.

چرا حرفه‌ای‌ها از ترلو استفاده می‌کنند؟

•       کار با ترلو بسیار آسان است
•       انعطاف‌پذیری بسیار بالایی دارد
•       از لحاظ بصری زیباست
•       قابلیت انتقال‌پذیری دارد
•       ترلو پرتابل است (قابلیت سوئیچ روی کامپیوتر و لپتاپ، گوشی و تبلت)
•       نرم‌افزار مجانی و رایگان است

 

Todoist

Todoist یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی روزانه و کارهای شخصی است. امروز ۳ میلیون کاربر از این برنامه برای مدیریت وظایف خود از آن استفاده می‌کنند. Amir Salihefendic کارآفرین و برنامه‌نویس جوان بوسنیایی در سال ۲۰۰۷ برای مدیریت پروژه‌های شخصی خود این برنامه را طراحی کرد.

با کمک این نرم‌افزار پایبندی به برنامه ریزی‌ها افزایش می‌یابد. چراکه کاربری آن بسیار آسان بوده و تمام جزئیات در برنامه قرار دارند. شما می‌توانید از طریق کامیپوتر، لپتاپ، گوشی و تبلت به این برنامه دسترسی پیدا کنید. ذخیره‌سازی ابری Todoist باعث می‌شود تا به سرعت برنامه را با دستگاه‌های دیگر همگام‌سازی کنید. طراحی زیبا و واسط گرافیکی قدرتمند از دیگر امکانات و مزایای این نرم‌افزار به حساب می‌آید.

شما می‌توانید با ورود به سایت todoist.com حساب کاربری ساخته یا با حساب جیمیل خود وارد شوید. برای استفاده از برنامه در گوشی و تبلت به قسمت برنامه‌های Todoist رفته و دستگاه موردنظر را انتخاب کنید.

 

تکنیک‌های روان‌شناسی برای ایجاد پایبندی درونی

پایبندی درونی به معنای تقویت انگیزه برای انجام کارها و وظایف است. این انگیزه درونی بر اساس ارزش‌ها، باورها و احساس مسئولیت درونی شکل می‌گیرد. به همین جهت برای تقویت این نوع پایبندی باید فرد از نظر روحی و روانی پرورش یافته و مسیرهای روان‌شناختی را طی کند. تجسم اهداف و موفقیت‌ها، قدرت عادت‌ها و کاهش تصمیم‌گیری بدون برنامه در طول روز از تکنیک‌های روان‌شناسی برای ایجاد پایبندی درونی به شمار می‌روند. در ادامه با این تکنیک‌ها بیشتر آشنا می‌شوید.

تجسم موفقیت و تأثیر پایبندی

تجسم موفقیت یک تکنیک روان‌شناختی قدرتمند برای تقویت انگیزه و پایبندی به برنامه‌ریزی است. چگونه به برنامه ریزی پایبند باشیم؟ اگر موفقیت و رسیدن به هدف خود را در آینده متصور شوید، می‌توانید انگیزه کافی برای پایبندی به برنامه‌ها را تقویت کنید. در این روش شما باید تصویرسازی ذهنی از موفقیت خود را ترسیم کرده که بر تغییر ذهنیت و نگرش تأثیرگذار است.

حالا تجسم موفقیت چه تأثیراتی برای پایبندی به برنامه‌ریزی‌ها دارد؟ افزایش انگیزه، تقویت اعتمادبه‌نفس، کاهش اضطراب و ترس و تسهیل برنامه‌ریزی عملی از جمله تأثیرات تجسم موفقیت به شمار می‌رود.

تجسم موفقیت چطور بر برنامه‌ریزی تأثیرگذار است؟

•       هر روز برای تجسم موفقیت تمرین کنید.
•       به‌صورت واضح و زنده تصویرسازی کنید.
•       تصویرسازی باید با اهداف همسو باشند.

استفاده از قدرت عادت‌ها

با استفاده از روش عادت می‌توانید برای انجام وظایف روتین خود انرژی موردنیاز را ذخیره کنید. با تبدیل رفتار به عادت، انجام کارها و وظایف آسان‌تر شده که به پایبندی برنامه‌ها منجر می‌شود. چطور می‌توانیم با استفاده از قدرت عادت‌ها به برنامه‌ روزانه خود پایبند باشیم؟

•       شناسایی عادات مؤثر (برای مثال صبح‌ها برای تمرین یا مطالعه، زمان مشخصی را در نظر بگیرید)
•       تکرار مداوم عادت‌ها
•       ایجاد هم‌پوشانی عادت‌ها (برای مثال بعد از مسواک زدن، تمرین تنفس عمیق)
•       استفاده از محرک‌های یادآور (مانند یادآوری تصویری، هشدارهای موبایل)
•       اعطای پاداش به خود

کاهش تصمیم‌گیری‌های روزانه با برنامه‌ریزی دقیق

با تدوین یک برنامه‌ریزی دقیق و هدفمند، تصمیم‌گیری‌های روزانه بدون نقشه راه را کاهش می‌دهید. در این صورت با یک برنامه قوی‌تر جلو رفته و احتمال دستیابی به اهدافتان را افزایش خواهید داد. از طرفی وقت بیشتری برای اهداف مختلف دارید. شما می‌توانید کارهای مشابه را دسته‌بندی کرده تا بتوانید آنها را بهتر مدیریت کنید.

با برنامه‌ریزی دقیق می‌توانید زمان‌هایی را برای استراحت و تفریح در نظر بگیرید. همچنین عوامل حواس‌پرتی را از قبل شناسایی کرده و شرایط را برای انجام کارها آماده‌سازی کنید.

 

چگونه با شکست در پایبندی برخورد کنیم؟

حتماً بارها برایتان پیش آمده که برنامه سنگینی برای رسیدن به اهداف خود چیده‌‌اید. ولی به دلایلی از جمله حواس‌پرتی، اهمال‌کاری و سستی و بی انگیزشی از عمل به برنامه‌‌ریزی منصرف شده‌اید. ازآنجایی‌که انسان‌ها چند بعدی هستند، به همین جهت امر طبیعی به شمار می‌رود.

مهم آن است که شما با مدیریت این شکست‌ها آن را تبدیل به فرصت و رشد کنید. برای مقابله با این شکست، ابتدا با پذیرش و سپس با تحلیل دلایل شکست و تغییر نگرش به طور مجدد هدف‌گذاری کنید. در ادامه با مراحل مقابله با این شکست‌ها بیشتر آشنا شوید. 

تحلیل دلایل انحراف از برنامه

چگونه به برنامه ریزی پایبند باشیم؟ اگر در ابتدا اهداف خود را به‌درستی شناسایی کرده و با تعیین انگیزه و پاداش آن را تقویت کنید، میزان پایبندی شما بالاتر می‌رود. حالا اگر نسبت به برنامه پایبند نبودیم، چه کاری می‌توانیم بکنیم؟ تحلیل دلایل انحراف از برنامه یکی از راهکارهای برگشت و پایبندی به برنامه‌ها به شمار می‌رود. ابتدا باید دلیل انحراف را شناسایی کرده و بعد برای بازگشت به برنامه اقدام کنید. بی‌انگیزه بودن، سستی و اهمال در انجام برنامه‌ها، مشخص نبودن اهداف، نقص در مدیریت زمان، افزایش بیش از حد تعداد وظایف از جمله عوامل انحراف از برنامه هستند.

شروع مجدد با هدف‌های کوچک‌تر

بعد از اینکه دلایل انحراف از برنامه را شناسایی کردید، حالا وقت هدف‌گذاری مجدد است. برای شروع مجدد با انتخاب اهداف کوچک‌تر تسلط بیشتری روی برنامه‌ها دارید. برای مثال می‌توانید یک دقیقه بیشتر روی تردمیل بدوید. به جای استفاده از آسانسور از پله استفاده کنید. در واقع با قدم‌های کوچک‌تر شانس موفقیت بیشتری دارید.شرکت‌هایی مانند تویوتا و هوندا برای تبدیل شدن به غول‌های خودروسازی از روش کایزن «برداشتن گام‌های کوچک» استفاده کردند.

بخشیدن خود و حفظ استمرار

شروع مجدد کارها نیاز به حفظ روحیه و افزایش اعتمادبه‌نفس است. شما باید اشتباهات خود در دوره گذشته اجرا به برنامه‌ها کنار گذاشته و دنبال یک شروع جدید باشید. حالا باید برای حفظ این برنامه استمرار داشته و برای هر بار نزدیک شدن به موفقیت به خود پاداش عطا کنید.

اگر زمان‌بندی دقیقی برای برنامه جدید تعیین کرده و ابزارها و تکنیک‌های مناسب را به کار بگیرید، به‌طور قطع به اهداف خود در برنامه دست می‌یابید.

 

جمع بندی

یکی از اصول رسیدن به موفقیت برنامه‌ریزی هدفمند بوده و پایه اصلی برنامه‌ریزی پایبندی به آن است. برای اینکه بتوانید به برنامه‌ریزی‌های خود پایبند باشید، ابتدا باید یک هدف مناسب را نشانه بگیرید تا متناسب با آن استراتژی خود را سازماندهی کنید.

در این مقاله از مجله تمسکی به این سؤال پاسخ دادیم «چگونه به برنامه ریزی پایبند باشیم؟». همچنین مطالبی درباره اهمیت پایبندی به برنامه، موانع شکست پایبندی و مواجه با این شکست‌ها ارائه کردیم. به همین جهت اگر می‌خواهید در طول برنامه‌ریزی به یک هدف دست یابید، باید انگیزه لازم برای ادامه برنامه را داشته باشید. تکنیک‌های مدیریت برنامه‌ها را آموخته و به طور مؤثر آنها را به کار بگیرید. می‌توانید برای یک برنامه قدرتمند از دوره‌های آموزشی تمسکی کمک بگیرید تا در کوتاه‌ترین زمان به موفقیت دست یابید.

 

سوالات پر تکرار