فهرست مقاله
انواع تکنیک های اولویت بندی کارها و فعالیت ها
تعریف اولویت بندی کارها چیست؟
در دنیای سریع و پر مشغله امروز مدیریت زمان و اولویت بندی کارها اهمیت زیادی دارد. به نظرتان پر مشغله‌ترین آدم‌های موفق دنیا چطور به وظایف خود رسیدگی می‌کنند؟ آنها بعد از بیدار شدن از خواب سردرگم و مضطرب نیستند؛ بلکه می‌دانند که برنامه روزانه‌شان چه چیزی است. چراکه از قبل درباره آنها فکر و وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت اولویت بندی کرده‌اند.
حال آنکه شما با وظایف کمتری در پایان روز هنوز هیچ کاری نکرده‌اید و فقط به انجام کارهای بیهوده پرداخته‌اید. حتی ممکن است وظایفی را بر عهده گرفته باشید؛ اما به نتیجه مطلوب و رضایتمندی نرسیده باشید. همه این چالش‌ها به دلیل بی‌برنامگی، عدم شناسایی کارهای ضروری و مهم و اولویت بندی نکردن کارها ایجاد می‌شوند.
در این مقاله از مجله آموزشی مجتبی تمسکی به بررسی روشهای متنوع اولویت بندی کارها و راهکارهای عملی برای افزایش بهره‌وری و کاهش استرس در زندگی روزمره خواهیم پرداخت.
چرا اولویت بندی کارها در مدیریت زمان مهم است؟
زمان مانند «طلا» بسیار گران قیمت است با این تفاوت که نمی‌توانید آن را خریداری کنید. به همین جهت شما باید به صورت بهینه از آن استفاده کنید. در این صورت می‌توانید کارها و زمان خود را به بهترین وضعیت ممکن سامان دهید. شما با اولویت بندی کارها حتی می‌توانید به کسب‌وکار و برندتان رونق بخشید، حالا چطور؟ شما ویژگی‌های محصول و خدمت خود را اولویت بندی کرده و اولین اولویت به مهم‌ترین ویژگی محصولتان می‌رسد.
حالا در ادامه به اهمیت اولویت بندی کارها بیشتر می‌پردازیم:
- کاهش استرس: با اولویت بندی وظایف و کارها بر اساس اهمیت و ضرورت کنترل بیشتری روی وظایف خود دارید. ازاین‌رو فشارها و استرس‌های انجام وظایفتان کاهش می‌یابد.
- افزایش راندمان و بهره‌وری کارها: با کمک اولویت بندی انرژی و زمان خود را روی کار با اهمیت‌تر متمرکز کرده و از اتلاف وقت انجام کارهای غیرضروری جلوگیری می‌کنید.
- بهبودبخشی تصمیم‌گیری‌ها: شما می‌توانید با اولویت بندی درباره اینکه ابتدا کدام کار انجام دهید، تصمیم بهتری بگیرید. در این صورت از سردرگمی مواجهه با کارهای متعدد درمی‌آیید.
- مدیریت و بهینه‌سازی زمان: با اولویت بندی کارها درباره وظایف هر روز خود اطلاع دارید و از همان ابتدا برنامه‌ریزی دقیقی برای مدیریت زمان دارید.
- افزایش کیفیت وظایف و کارها: با داشتن زمان و تمرکز بیشتر روی وظایفتان کیفیت کارتان افزایش یافته و در نتیجه به نتیجه مطلوب دست می‌یابید.
اولویت بندی در زندگی چگونه است؟
اولویت بندی یعنی چه؟ اگر کارهای روزمره و کسب‌وکار خود را بر اساس ضرورت و زمانبندی برنامه‌ریزی کنید، در واقع شما کارهایتان را اولویت بندی کردید. با این کار شما زمان بیشتری برای انجام آن وظایف داشته و آن را به نحو احسن انجام می‌دهید. حالا که می‌دانیم اولویت بندی در بهبود کیفیت زندگی چقدر تأثیر بسزایی دارد، این سؤال پیش می‌آید.: چطور کارها را در زندگی اولویت بندی کنیم؟ در ادامه خیلی مختصر به این سؤال پاسخ داده و مراحل اولویت بندی را بیان خواهیم کرد.
- ابتدا فهرستی از کارها برای دید واضح‌تری از مسئولیت‌ها تهیه کنید
- در این مرحله باید برای اولویت بندی کارها معیارهای مهمی از جمله فوریت، زمانبندی و تأثیر آن بر اهداف را تعیین و شناسایی کنید.
- کارها را بر اساس معیارها به دسته‌های مختلفی از جمله مهم و فوری، مهم اما غیر فوری، غیر مهم اما فوری و غیر مهم غیر فوری تقسیم‌بندی کنید.
- بعد از اولویت بندی زمانبندی و منابع موردنیاز (کمک از دیگران) را انجام هر کار را تعیین کنید.
- برای کارها یک بازه زمان و ضرب‌الاجل تعیین کنید.
- انجام کارها را شروع کرده و نتیجه را دنبال و پیگیری کنید.
- ممکن است با تغییر شرایط نیاز به تغییر مسیر انجام کارها داشته باشید و آن را بازنگری کنید.
با دنبال کردن این مراحل و با کمک دوره صوتی کمالگرایی و اهمال‌کاری کارهایتان را سروسامان داده و استرس را از خودتان دور کنید.
انواع روش های اولویت بندی کارها کدام است؟
-
ماتریس آیزنهاور
-
مسکو MoscoW
-
ABCDE مارتین سلیگمن
-
اسکرام
-
آیوی لی
-
Rice
-
۱-۳-۵
-
MIT یا Most Important Tasks
-
۲۰ ۸۰ یا اصل پارتو
اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور یکی از روشهای مشهور در اولویت بندی به شمار می‌رود. این روش به نام رئیس‌جمهور ایالات متحده نام‌گذاری شد. دوایت آیزنهاور به‌گونه‌ای کارهای خود را ساماندهی می‌کرد که فقط مسائل فوری و مهم به دستش برسند. بر اساس این اصل در روش ماتریس کارهای مهم و فوری شناسایی شده و به آن رسیدگی می‌شود. از آن طرف کارهای کوچک و غیر فوری در برنامه قرار نمی‌گیرند. با کمک این تعریف می‌توان این ماتریس را با نام دیگر ماتریس فوری – مهم نیز معرفی کرد.
روش ماتریس چطور کار می‌کند؟
مجله zapier روش ماتریس را این‌گونه شرح می‌دهد: در روش ماتریس دو محور فوریت x (محور افقی) و اهمیت y (محور عمودی) طراحی شده که می‌توان با کمک این محور یک مربع بزرگ طراحی کرد. این مربع به چهار بخش تقسیم شده و در ربع‌های آن این موارد ارزیابی می‌شود:
- فوری و مهم
- مهم اما نه فوری
- فوری اما نه مهم
- نه فوری نه مهم
حالا شما باید بر اساس ضرورت‌های کاری خود وظایف خود را داخل ربع مهم یا غیر مهم و فوری قرار دهید. تصویر واضح و روشن از لیست انجام کارها و استفاده آسان از مزایای روش آیزنهاور است.
تکنیک اولویت بندی مسکو MoscoW
مسکو MoscoW یکی از روشهای محبوب و کارآمد اولویت بندی کارها است. با کمک این روش شما می‌توانید هر وظیفه را به یکی از ۴ دسته در جدول زیر اختصاص دهید:
| نام دسته | نحوه دسته‌بندی |
| M | وظایف و کارهایی که قطعاً باید انجام شوند |
| S | وظایف و کارهایی که باید انجام شوند؛ اما به‌اندازه دسته M در اولویت نیستند. |
| C | کارها و وظایفی که انجام آنها خوب است، شما هم به انجام آن کارها علاقمند هستید؛ ولی اگر آنها را انجام ندهید، مشکلی پیش نمی‌آید. |
| W | کارها و وظایفی که انجام دادن آنها اصلاً ضرورتی ندارد. |
تکنیک اولویت بندی کارها ABCDE مارتین سلیگمن
روش ABCDE برگرفته از کتاب Eat That Frog نوشته برایان تریسی است. در روش ABCDE کارها و وظایف به پنج دسته زیر تقسیم می‌شوند:
A: کارهایی که باید انجام شوند
B: کارهایی که باید انجام شوند؛ اما به‌اندازه دسته A ضرورت ندارند
C: کارهایی که انجام دادن آنها خوب بوده؛ ولی ضروری نیستند
D: کارهایی که می‌توانید انجام آنها را به دیگری محول کنید
E: کارهایی که انجام آنها ارزش نداشته و باید حذف شوند
روش اولویت بندی اسکرام
اسکرام (چابک) یکی از مهم‌ترین روشهای اولویت بندی کارها است. در این روش وظایف بر اساس اولویت و توالی و ترتیب کارها دسته‌بندی می‌شوند. این روش برای افرادی که ترتیب کارها برایشان اهمیت دارد، بسیار کارساز است. برای مثال بالاترین اولویت شما کاشی‌کاری کف حمام است. درحالی‌که ابتدا باید لوله‌کشی و کندن کف حمام انجام گیرد. شاید نصب لوله‌ها اولویت پایین‌تری دارد؛ ولی پیش‌نیاز کار اصلی به حساب می‌آید.
در اولویت بندی اسکرام سه معیار برای انجام وظایف ارزیابی می‌شوند:
اهمیت وظیفه چقدر است؟
اهمیت این وظیفه در مقایسه با وظایف دیگر چقدر است؟
آیا وظیفه دیگری به این وظیفه وابسته است؟
روش و تکنیک اولویت بندی ۱-۳-۵
۵-۳-۱ یکی از ساده‌ترین روشهای اولویت بندی وظایف است. شما با کمک این روش هر روز می‌توانید ۳ نوع کار را انجام بدهید. ساد بودن و قابلیت اجرا، افزایش انگیزه و تمرکز بر هدف از جمله مزایای این روش محسوب می‌شود. نحوه کار این روش به شکل زیر است:
۵- کار کوچک: شما می‌توانید ۵ کار کوچک، خرد و روزمره را در مدت زمان کوتاهی به طور همزمان انجام بدهید.
۳- کار متوسط: شما می‌توانید ۳ کار متوسط که مهم اما نه فوری را انجام دهید. این کار باید در دسترس باشد و به اهداف بلند مدت مرتبط باشند.
۱- کار بزرگ و مهم: یک کار مهم و فوری که برای از بین بردن چالش‌هایش باید در تمام روز روی آن متمرکز شوید.
روش اولویت بندی آیوی لی
در این قسمت با کمک تکنیک آیوی لی به سؤال اولویت بندی یعنی چی پاسخ متفاوت‌تری خواهیم داد. تکنیک آیوی لی یکی از ساده‌ترین روشهای اولویت بندی کارها بوده که شباهت زیادی به روش MIT دارد. شما طبق مراحل زیر می‌توانید با کمک روش Ivy Lee کارهای خود را دسته‌بندی کرده و به این روش اولویت بندی کارها نیز می‌گویند.
۱.انتخاب وظایف
۲.اولویت بندی
۳.اجرای وظایف
۴.رسیدگی به دیگر وظایف
شما می‌توانید با کمک روش آیوی لی و کارگاه هدف، برنامه ریزی، اجرا دکتر تمسکی کارهای خود را طبق زمانبندی تعیین شده ساماندهی کنید.
روش اولویت بندی rice
مخفف عبارت Reach، Impact، Confidence و Effort است. روش rice به شما کمک می‌کند که اولویت‌های خود را متناسب با عناصر کسب‌وکار، محصول یا پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید، تنظیم کنید. در رایس از سیستم امتیازدهی قابل‌سنجش استفاده می‌شود. چطور به عدد رایس دست یابیم؟ فقط کافی است که از فرمول زیر برای محاسبه آن استفاده کنیم:
Reach × Impact × Confidence ÷ Effort = فرمول رایس
روش و تکنیک اولویت بندی ۹-۳-۱
۹-۳-۱ یکی از راحت‌ترین تکنیک‌های اولویت بندی به شمار می‌رود. این تکنیک شما را برای تمرکز روی کارهای مهم تشویق می‌کند. در عین حال از این روش برای اولویت بندی کارهای کمتر ضروری نیز می‌توانید استفاده کنید. این روش در واقع ترکیبی از روشهای MoscoW، MIT و Ivy Lee است.
روش ۱-۳-۹ چطور کار می‌کند؟ شما با کمک این روش روزانه ۱۳ کار را تکمیل خواهید کرد:
- ۱ کار حیاتی مانند دسته M از روش (MoSCoW)
- ۳ کار مهم مانند دسته S از روش (MoSCoW)
- ۹ کار خوب مانند دسته C از روش (MoSCoW)
شما می‌توانید روش ۱-۳-۹ را با ماتریس آیزنهاور ترکیب کنید. در این صورت باید یک کار در ربع مهم و فوری، سه کار در ربع مهم اما نه فوری و ۹ کار در ربع فوری اما نه مهم دسته‌بندی کنید. اهمیت به کارهای کمتر ضروری و فوری در کنار وظایف حیاتی یکی از مهم‌ترین مزایای این روش به حساب می‌آید.
روش MIT یا Most Important Tasks
روش MIT یکی از ساده‌ترین روشهای اولویت بندی کارها بوده که توسط لئو بابوتا رایج شد. در این روش شما کارهایتان را اولویت بندی نمی‌کنید، بلکه به‌صورت روزانه وظایفی که برای هر روز در نظر گرفته‌اید، انتخاب می‌کنید. در واقع شما هر روز صبح چند وظیفه را که به هدف همان روزتان نزدیک‌تر است برای برنامه روزانه در نظر می‌گیرید. با انتخاب هر وظیفه به‌صورت روزانه و تعیین ضرب‌الاجل اتمام کار را در پایان هر روز تضمین می‌کنید.
نکته: برای استفاده از این تکنیک نیازی به لیست کارها ندارید.
قانون ۲۰ – ۸۰ یا اصل پارتو
قانونی ۲۰ ۸۰ یا قانون پارتو یکی از مشهورترین روش های اولویت بندی کارها است. بر طبق اصل پارتو شما فقط با انجام ۲۰ درصد از کارهای مهم و با اهمیت می‌توانید به نتایج ۸۰ درصدی دست یابید. در این صورت باید زمان مفیدی برای شناسایی ۲۰ درصد کارهای مهم باشید. برای این کار شما باید از بین اولویت‌های کاری خود ۳ مورد را انتخاب کرده و بعد از بین این موارد، مهم‌ترین کار را برای انجام در نظر بگیرید.
به طور حتم با کمک این روش به نتایج شگفت‌انگیزی از انجام کارها دست پیدا می‌کنید. در این صورت با انجام یک کار به سراغ کار دیگر رفته و در آخر وظایف خود را به اتمام می‌رسانید.
نکته: در انجام و پیاده‌سازی این روش کارهای مشابه را پشت سر هم نگذارید و تنوع در انجام کارها را رعایت کنید تا دچار یکنواختی نشوید.
دیگر روش های اولویت بندی کارها
با کمک روش های اولویت بندی کارها در قسمت بالا می‌توانید وظایف خود را بر اساس شرایط و ویژگی‌ها منحصربه‌فرد دسته‌بندی کنید. بااین‌حال تکنیک‌های دیگری برای اولویت بندی طراحی شده که می‌توانید آن را موازی با روشهای اصلی یا مجزا به کار بگیرید و به برنامه روزانه خود نظم بخشید. در ادامه به معرفی دیگر روشهای دسته‌بندی وظایف می‌پردازیم.
تمرکز روی یک کار
بر طبق مطلبی از سایت teamwork تمرکز روی یک کار یکی از روشهای اولویت بندی وظایف است. نیت گرین نویسنده و استراتژیت بازاریابی درباره اهمیت این روش می‌گوید: «تمرکز روی یک چیز بدون وقفه، پایه انجام کار اصلی و مهم است.»
به نظرتان چند وظیفه را باید با هم ادغام کنیم تا بهترین عملکرد را از خود نشان دهیم؟
به طور کلی یکی از راهکارهای بازدهی بیشتر در خانه یا محل کار حذف تعدادی از وظایف به طور همزمان است. با این کار شما به شکل معجزه‌آسایی عملکرد خود را تقویت می‌کنید.
بر طبق آمار کلینیک کلیولند حدود ۲.۵ درصد افراد توانایی انجام چند کار مؤثر را به طور همزمان دارند. به همین جهت توصیه می‌شود که برای تمرکز روی کارهایتان هر بار یک کار را انجام دهید.
تهیه لیست روزانه
برنامه روزانه شما یک دستور‌العمل پویا است و هر بار تغییر می‌کند. البته اگر برنامه شما به‌صورت ثابت و تکراری است، می‌توانید یک برنامه کلی طبق اولویت و ضرورت چیده و هر روز آن را دنبال کنید. درصورتی‌که این برنامه به‌صورت روزانه تغییر کند، حتماً باید یک برنامه جدید داشته باشید. شما می‌توانید با افزایش زمانبندی و کار کمتر به خودتان برای دنبال کردن برنامه روزانه انگیزه بیشتری بدهید. همچنین از کارهایی که به روز بعد موکول می‌شود حتماً خودداری کرده تا انگیزه و شادابی خود را برای ادامه برنامه حفظ کنید.
استفاده از نرم افزارهای اولویت بندی کارها
در قسمت‌های قبل با روش های اولویت بندی کارها آشنا شدید. حالا بهتر است بدانید که نرم‌افزارهای مدیریت زمان در کنار دوره صوتی کمالگرایی و اهمال کاری به شما در اولویت بندی وظایف بسیار کمک خواهند کرد. با کمک این نرم‌افزارها سرعت عمل در انجام برنامه‌ریزی خود را بالا برده و می‌توانید بیشتر روی انجام وظایف خود متمرکز شوید. در ادامه چند نمونه از این نرم‌افزارها را به شما معرفی خواهیم کرد:
Todoist: مدیریت و اولویت بندی آسان روزانه و هفتگی تسک‌ها و وظایف
Microsoft To Do: مدیریت تسک‌ها و وظایف با قابلیت همگام‌سازی با سایر نرم‌افزارها
Any.do: محبوب‌ترین ابزار مدیریت کار و تسک
TickTick: مدیریت کار ساده و قدرتمند با امکاناتی مانند اولویت بندی، تقویم، تسک‌های مکرر و زمانبندی
Notion: ساخت محیط کاری شخصی‌سازی شده برای بهره‌وری بیشتر و ارائه امکاناتی همچون سازماندهی داده‌ها، نوت‌برد، یادداشت‌برد و تقویم
جمع بندی
اولویت بندی کارها مانند یک نقشه راه فرد را برای رسیدن به موفقیت هدایت می‌کند. با کمک روش های اولویت بندی کارها می‌توانید کارهای روزمره و حتی کسب‌وکارتان را ساماندهی کرده و استرس و سردرگمی را از خودتان دور کنید. اینکه کدام وظیفه و کار در اولویت باشد، نه‌تنها به بهره‌وری بیشتر کارها کمک می‌کند، بلکه بی‌انگیزگی ناشی از انجام نشدن کارها کاهش می‌یابد. از طرفی با اولویت بندی وظایف زمان بیشتری را ذخیره کرده و تصمیم‌گیری راحت‌تری دارید.
در این مقاله از مجله مجتبی تمسکی درباره راهکارهای اولویت بندی کارها مطالبی ارائه کردیم. برخی از این راهکارها شامل این موارد بود: روش ماتریس آیزنهاور، روش رایس، روش، مسکو MoscoW، ABCDE مارتین سلیگمن، اسکرام، آیوی لی. شما می‌توانید با کمک این روش‌ها و دوره‌های کاهش استرس مجتبی تمسکی کارهای خود را سامان داده و به موفقیت دست یابید.
سوالات پر تکرار
- اولویت بندی چیست و چرا اهمیت دارد؟
اگر کارها براساس اهمیت و فوریت دسته‌بندی و تعیین شوند، اولویت بندی انجام شده که به بهبود بهره‌وری، مدیریت زمان و کاهش استرس کمک می‌کند.
- روش های اولویت بندی کارها را نام ببرید:
روش ماتریس آیزنهاور، روش رایس، روش، مسکو MoscoW، ABCDE مارتین سلیگمن، اسکرام، آیوی لی
- محبوب‌ترین روش برای اولویت بندی کارها چیست؟
ماتریس آیزنهاور، روش ۱-۳-۵ و MIT.
- ساده‌ترین روشهای اولویت‌بندی کدام‌‌اند؟
تهیه لیست روزانه، روش abcde، روش ۱-۳-۵
ارزیابی مقاله
ازت می خوام اول وارد سایت بشی و نظرت رو درباره
این مقاله کامل و در چند خط بنویسی (حتما نظر با جزییات بنویس و
از عبارات کوتاه مثل: خوب بود و عالی خودداری کن)
ورود