تعریف مدیریت زمان + مزایا، ابزار و اصول و تکنیک

مدیریت زمان یکی از اصول مهم برنامه‌ریزی برای اهداف کوچک و بزرگ به‌حساب می‌آید. حتماً تابه‌حال به افراد پر مشغله‌ای برخورد کرده‌اید که در پایان روز کنار خانواده‌شان در حال وقت‌گذرانی هستند. درحالی‌که شما تمام روز پشت میز کار خود نشسته‌اید و وظایف کمتری نسبت به او دارید. برنامه مدیریت زمان او باعث شده تا چند پله از شما بالاتر باشد. این افراد کارها را بر اساس اولویت زمانبندی کرده و به تمام وظایف خود در طول روز رسیدگی می‌کنند.

اگر می‌خواهید که یک برنامه منسجم برای وظایف خود داشته باشید، پس در این مقاله مجله مجتبی تمسکی با ما همراه باشید تا راهکارهای مدیریت اصولی زمان را بیاموزید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان چیست؟ فرایند مدیریت زمان برای انجام فعالیت‌های مؤثر است. در تعریفی دیگر می‌توانیم بگوییم که مدیریت زمان به انجام کارها بر اساس اولویت‌بندی زمان گفته می‌شود. با مدیریت زمان می‌توانید کارهای خود را نظم بخشیده و آنها را به کارهای اولویت‌دار و بدون اولویت تقسیم کنید. چراکه «زمان طلاست!»

با مدیریت درست زمان نه تنها سازمان‌ها، بلکه در زندگی شخصی نیز می‌توانید کارهای خود را بهینه‌سازی کنید. همچنین با استرس کمتری به کارها رسیدگی کرده و بازدهی و عملکرد خود را بالا ببرید. همچنین اتلاف وقت خود را شناسایی و ارزیابی کرده، در نهایت آن را کاهش دهید. کارگاه هدف، برنامه ریزی، اجرا با همین هدف تشکیل شده که شما را به موفقیت در زندگی نزدیک‌تر کند.

علاوه‌برآن در صورت سازماندهی درست زمان به موفقیت در کارها نزدیک شده و حتی وقت اضافه برای رسیدگی به امورات شخصی، وقت‌گذرانی با اطرافیان نیز دارید.

افراد موفق در سرتاسر دنیا از برنامه‌های مدیریت زمان استفاده می‌کنند. حال‌آنکه این برنامه‌ها را خودشان اختصاصی طراحی کرده‌اند یا از برنامه‌های آماده بهره برده‌اند. اولویت‌بندی وظایف مهره اصلی مفهوم مدیریت زمان است. برای همین می‌توانید با کمک زمانبندی اصولی این مراحل را دنبال کنید:

•       اولویت‌بندی کنید
•       زمان اختصاصی به اولویت‌های مهم را به حداکثر برسانید
•       زمان رسیدگی به کارهای بدون اولویت را کاهش دهید

 

چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟

برای پی بردن به اهمیت مدیریت زمان، ابتدا این سؤال را از خودتان بپرسید: «زمان چقدر برای من مهم است؟» زمان، تنها سرمایه‌ای است که نمی‌توانید آن را خریداری کنید. از دست رفتن زمان برابر با کوتاهی عمرمان است. به همین جهت باید به راهکاری برای استفاده بهینه از زمان دست یابید. الگویی که بتوانید خودتان را با آن وفق داده و بیشترین بازدهی را به دست آورید. با تعیین اولویت‌ها و اختصاص زمان لازم برای انجام کارهای خاص می‌توانید نتایج خوبی را دریافت کنید. همچنین با بهینه‌سازی زمان به بهترین نحو ممکن می‌توانید به اهمیت و ضرورت مدیریت زمان «Time Management» دست یابید. برخی از موارد اهمیت مدیریت زمان عبارت‌اند از:

•       کاهش استرس‌های ناشی از انجام نشدن کارها
•       بهبودبخشی روند تصمیم‌گیری‌ها
•       ایجاد زمان‌های اضافه برای امور شخصی و علاقمندی‌ها
•       انجام بیشترین کارها در زمان کمتر
•       افزایش بازدهی کارمندان در محل کار
•       دنبال کردن برنامه‌های روزانه بدون محدودیت زمانی
•       افزایش سازماندهی
•       ایجاد تعادل بین کار و زندگی
•       مقابله با چالش‌های مدیریت زمان

برای یک برنامه‌ریزی دقیق فقط پیروی از جدول زمانبندی کافی نیست، بلکه باید مهارت‌هایی را برای انجام آنها در خود تقویت کنید. تعیین و تحقق اهداف، اتخاذ تصمیمات کارآمد و مدیریت وظایف از جمله مهارت‌های مؤثر در بهینه‌سازی زمان به شمار می‌رود.

 

تاریخچه‌ای کوتاه از مدیریت زمان

به  نظرتان در زندگی چقدر زمان هدر داده‌ایم؟ آیا گذشته‌ها نیز بر اهمیت مدیریت زمان واقف بودند و برنامه‌ریزی روی زمان داشتند؟ بله مبحث مهم مدیریت زمان با وقوع  انقلاب صنعتی در قرن ۱۸ و ۱۹ و گسترش کارخانه‌ها بسیار داغ شد. وقتی که مدیران به اهمیت مدیریت زمان برای بهره‌وری از کارمندان و تولید بیشتر پی برده بودند. چراکه کار در کارخانه‌های بزرگ به تمرکز و دقت و نظم بیشتری نسبت به کشاورزی نیاز داشت. اگرچه در زمان باستان نیز کشاورزان از آفتاب برای زمانبندی امور کشاورزی استفاده می‌کردند. بعدها مصری‌ها، بابلی‌ها و یونانی‌ها از ساعت آفتابی و آبی برای زمانبندی استفاده کردند.   

در گذشته مراکز آموزشی نیز برای هدایت دانش‌آموزان برای کار در کارخانه‌ها به آنها مباحثی درباره مدیریت زمان آموزش دادند تا نیروی کار مؤثر خود را داشته باشند؛ بنابراین وقت‌شناسی و بهره‌وری بیشتر دغدغه اصلی افراد بود.

در همان زمان‌ها تئوریسین‌ها، تحقیقات علمی درباره مدیریت زمان انجام داده و تئوری‌های مختلفی برای آن ارائه دادند. فردریک وینسلو تیلور یکی از تئوریسین‌های اوایل قرن بیستم بود که اصول مدیریت علمی را مطرح کرد. تئوری او مستقیم بر مدیریت زمان تأکید نداشت؛ ولی در پایان به مفهوم مدیریت زمان منجر شد. امروز در قرن ۲۱ و عصر دیجیتال زمان آن مفهوم قل را ندارد و با وجود ابزارهای مختلف و دنیای مجازی به مفاهیم جزئی‌تری تبدیل شده است. 

مزایای مدیریت زمان، بدون اتلاف وقت

بر طبق تحقیقات گلوریا مارک (Gloria Mark) بعد از هر پرش ذهنی سر کار حدود ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه تا آمادگی مجدد ذهن برای بازگشت به شرایط عادی طول می‌کشد. البته این پرش ذهنی فقط به از دست دادن زمان منجر نشده و باعث کاهش بهره‌وری نیز می‌شود. اگر بر طبق جدول زمانبندی وظایف عمل کنید، زمانتان برای انجام کارهای بیهوده تلف نمی‌شود. علاوه بر این مزیت، مزایای دیگری برای مدیریت زمان بیان کرده‌اند که در ادامه به آن می‌پردازیم.

 

افزایش بهره‌وری و تمرکز

مدیریت زمان برای موفقیت در تمامی مراحل زندگی و کاری بسیار اهمیت دارد. چراکه زمان هیچ‌گاه جایگزینی نخواهد داشت. به همین جهت با برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، فرصت بیشتری در اختیار داشته و میزان بهره‌وری و عملکردتان افزایش می‌یابد.

برای مثال: می‌توانید برای کارهای ضروری و مهم‌تر زمان بیشتری (یک یا دو ساعت) اختصاص دهید. اگر کار سختی را اولویت قرار داده‌اید آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و برای هر بخش زمان کوتاهی (۲۰ تا ۳۰ دقیقه) بگذارید.

همچنین بهتر است که برای افزایش بهره‌وری هر دفعه روی یک کار تمرکز کرده و بعد از انجام آن سراغ کار بعدی بروید.

 

کاهش استرس و اضطراب

چقدر برایتان پیش آمده که به دلیل انجام نشدن کارهایتان، دچار اضطراب شده‌اید؟ در طول روز به‌خاطر عدم برنامه زمانبندی منسجم کارهای بی‌اهمیت را انجام داده و زمان رسیدگی به کارهای مهم را از دست داده‌اید. در واقع اولین و مهم‌ترین مفهوم مدیریت زمان اولویت‌بندی کارها است. اینکه چه کاری را ابتدا و در چه زمانی انجام دهید.

با این روش می‌توانید به کارهایتان طبق اولویت رسیدگی کرده و استرس کار و زندگی خود را کاهش دهید.

برای مثال یک پروژه دورکاری را قبول کرده‌اید و فردا باید آن را تحویل دهید. درحالی‌که شما برای انجام کارهای بدون اولویت مثل دیدن دوستتان اقدام کردید. با یک برنامه‌ریزی دقیق می‌توانید به کار مهم‌تر رسیدگی کرده و استرس ناشی از انجام نشدن آن را کاهش دهید.

 

بهبود تعادل بین کار و زندگی

برخی از افراد همیشه مشغول کار بوده و حتی نمی‌توانند به روابط شخصی خود رسیدگی کنند و با نزدیکان خود وقت بگذرانند. واقعیت این است که تمام افراد می‌توانند با مدیریت زمان اصولی بین کار و زندگی خود تعادل ایجاد کنند. برای مثال آخر هفته یک قرار خانوادگی در رستوران داشتید، ولی به دلیل تکمیل نشدن پروژه کاری آن را عقب انداختید. همچنین ممکن است که با انجام کارهای غیرضروری مثلا تماشای فیلم به مدت طولانی قرار شام با خانواده را از دست داده باشید. برای همین با مدیریت اصولی زمان می‌توانید کار و زندگی خود را به بهترین نحو مدیریت کنید.

 

رسیدن به اهداف شخصی و حرفه‌ای

تمام افراد آرزوی رسیدن به اهداف خود را دارند. به همین جهت دنبال راهکارهایی برای دستیابی به آن هستند. یکی از این راهکارها مدیریت زمان بوده که امروز با اولویت‌بندی کارها بسیار اصولی‌تر انجام می‌گیرد. شما می‌توانید با بهینه‌سازی زمان، وظایف خود را اولویت‌بندی کرده و زمان بیشتری را به برای رسیدن به اهدافتان اختصاص دهید.

 

اصول مدیریت زمان؛ بهتر از قبل زمانت را مدیریت کن!

در گذشته فقط از طلوع و غروب خورشید برای زمانبندی کارها استفاده می‌شد. در آن زمان‌ها اینترنت و دنیای مجازی وجود نداشت و آن ابزارها کارایی داشتند. درحالی‌که امروز آن ابزارها پاسخگوی نیاز کاربران دیجیتال نیست. برخی از محققین درباره استراتژی زمان نظریه‌هایی داده‌اند که به کنترل زمان منجر می‌شود. شما می‌توانید متناسب با ویژگی‌ها و شرایط، اولویت‌بندی‌ها و اهداف، بهترین تکنیک را انتخاب کنید. در ادامه با برخی از این اصول بیشتر آشنا شوید.

 

اصل پارتو (۸۰/۲۰)

اصل پارتو یا قانون ۲۰/۸۰ یکی از اصول مدیریت و کنترل زمان است. بر اساس این اصل ۲۰ درصد عملکرد شما ۸۰ نتایج را در برمی‌گیرد. به عبارت دیگر ۸۰ درصد خروجی از ۲۰ درصد ورودی ناشی می‌شوند. با تکیه بر این اصل زندگی شما تحت تأثیر قرار گرفته و پیامدهای مثبتی را دریافت خواهید کرد. این اصل را اولین بار ویلفردو فدریکو داماسو پارتو مطرح کرد و به همین دلیل پارتو نامگذاری شد.

برای مثال:

•       20 درصد از مشتریان یک برند ۸۰ درصد از سود آن شرکت را تأمین می‌کنند.
•       20 درصد از بیماران، ۸۰ درصد از هزینه‌های بهداشتی را در برمی‌گیرد.

 

اصل آیزنهاور

اصل آیزنهاور یک ماتریس است که بر اساس کارهای مهم و فوری اولویت‌بندی می‌شود. ازاین‌رو این اصل را نیز ماتریس فوری – مهم می‌نامند. اصل آیزنهاور بیان می‌کند که شما کارهای فوری را در اولویت قرار داده و کارهای کمتر فوری و غیرفوری را حذف کرده یا دیرتر انجام دهید.

با کمک اصل آیزنهاور وظایف خود را در این چارچوب زمانی مدیریت کنید:

•       وظایف مهم – فوری = هم اکنون انجام شوند.
•       وظایف مهم – غیرفوری= زمانی را برای انجام آن در نظر بگیر.
•       وظایف غیرمهم – غیرفوری= حذف شوند
•       وظایف غیرمهم – فوری = به دیگران محول کن

 

اولویت ‌بندی و برنامه‌ریزی

 مدیریت زمان و برنامه ریزی دو خط موازی در کنار هم برای رسیدن به موفقیت و افزایش کیفیت زندگی و کار است. حالا چطور باید این دو خط موازی را به هم متصل کنیم؟ با کمک اولویت‌بندی می‌توانیم مدیریت درستی روی وظایف خود داشته باشیم.

برای اولویت‌بندی ابتدا باید اهداف خود را مشخص کنید. اهداف بزرگ را به اهداف کوچک‌تر تقسیم کرده تا در طول روز بتوانید آنها را انجام دهید.

در این اصل کارهایی که اولویت بیشتری دارند، انجام شده و کارهای غیرضروری باید حذف شوند. همچنین می‌توانید برنامه دقیقی از اهداف، زمانبندی و اولویت وظایف بر اساس ضرورت آنها تدوین کنید.

 

تکنیک‌ های مؤثر مدیریت زمان

برای دستیابی به موفقیت باید یک برنامه منسجم تدوین کنید. برای تدوین نقشه راه باید راهکارهایی را ارائه دهید. از آنجایی که مدیریت زمان یکی از موارد مهم برای کسب موفقیت است. پس باید از تکنیک‌های مؤثر مدیریت زمان بهره ببرید. این تکنیک‌ها از اتلاف وقت شما برای آزمون‌وخطا جلوگیری کرده و متناسب با هدفتان یک برنامه‌ریزی دقیق ارائه می‌دهد. در ادامه می‌توانید با برخی از این تکنیک‌ها بیشتر آشنا شوید.

 

ماتریس آیزنهاور

در بخش‌های قبل درباره اصل آیزنهاور مطالبی ارائه دادیم. اصل آیزنهاور با ماتریس توضیح داده می‌شود. در این ماتریس موارد مهم و فوری در اولویت و وظایف غیرمهم و غیرفوری نیز از دستور کار خارج می‌شود. ماتریس آیزنهاور در مدیریت زمان چطور کار می‌کند؟

شما می‌توانید زمان بیشتری را به کارهای مهم و فوری اختصاص داده و کارهای غیرمهم و غیرفوری را حذف کنید. با این کار وقت اضافه یا بیشتری برای کارهای ضروری پیدا می‌کنید.

با کمک این ماتریس شما از زندگی روتین و تردمیلی خارج شده و زمانتان را برای فعالیت‌های جدید و امور شخصی صرف خواهید کرد.

برای مثال:

تماشای فیلم به مدت طولانی در دسته کارهای غیرمهم و غیرفوری است. اگر از زمان آن کاسته و به کارهای فوری بیفزایید به اهداف خود در طول روز بیشتر نزدیک می‌شوید.

تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو یکی از بهترین تکنیک‌ها برای افراد شاغل است. فرانسیسکو سیریلو (Francesco Cirillo)نویسنده و توسعه‌دهنده نرم‌افزار این تکنیک را گسترش داد. بر اساس این تکنیک بعد از هر ۲۵ دقیقه کار مفید باید ۵ دقیقه استراحت کنید. همچنین بعد از ۱۰۰ ساعت کار مفید زمان بیشتری به استراحت اختصاص می‌یابد. حالا این تکنیک چطور در مدیریت زمان و افزایش کیفیت عملکردها کمک می‌کند؟

اگر شما در میانه کار به خودتان استراحت دهید، بازدهی بیشتری بعد از برگشت به کار خواهید داشت. وقتی کارها به بخش‌های قابل‌کنترل تقسیم شود، انجام آنها سرعت گرفته و در نهایت زمان کمتری صرف آن می‌شود. می‌توانید با تکنیک پومودورو به این شکل عمل کنید:

1. تعیین هدف
2. آماده‌سازی خودکار، کاغذ و تایمر
3. تنظیم تایمر روی ۲۵ دقیقه
4. تمرکز روی کار تا زنگ خوردن تایمر
5. علامت زدن استراحت و ۵ دقیقه استراحت
6. اختصاص زمان بیشتر برای استراحت بعد از هر ۴ پومودورو

 

قانون دو دقیقه‌ای

قانون دو دقیقه‌ای یکی از تکنیک‌های مؤثر در مدیریت زمان است. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا کارهای جزئی و کوچک را انجام داده و ظرفیت انجام کارهای بزرگ را افزایش دهید. قانون دو دقیقه بیان می‌کند: اگر انجام کاری کمتر از ۲ دقیقه انجام می‌گیرد، به‌سرعت آن را انجام دهید.

این قانون از انباشته شدن کارهای کوچک و متعدد جلوگیری کرده و ذهنتان را برای کارهای بزرگ‌تر آماده می‌کند.

برای مثال تماس گرفتن با قالیشویی برای بردن فرش‌ها کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد. درحالی‌که با انجام آن یکی از وظایف خود را به پایان رسانده‌اید. 

بلاک‌بندی زمان (Time Blocking)

بلاک‌بندی زمان (Time Blocking)، یک روش بسیار مفید برای انجام کارهای بسیار حساس و ضروری بوده که اولویت‌بندی وظایف کلید موفقیت آن به شمار می‌رود. اگر روز خود را به بخش‌های زمانی کوچک‌تر تقسیم کنید، در واقع بلاک‌بندی زمان انجام داده‌اید. برای مثال می‌توانید وظایف خود را به فاصله‌های زمانی ۲ ساعت تقسیم کنید. هر دو ساعت یک وظیفه جدید انجام داده و آن را به پایان برسانید.

تکنیک GTD (Getting Things Done)

GTD (Getting Things Done) یک سامانه جامع و پیشرفته مدیریت و برنامه‌ریزی زمان به‌حساب می‌آید. دیوید آلن این تکنیک را ابداع کرده تا شما بتوانید به تمام وظایف خود در یک روز رسیدگی کنید. شما با کمک این تکنیک تمام مسئولیت‌های انباشته شده در ذهن را بیرون کشیده، سازماندهی کرده و به مرحله اجرایی می‌رسانید.

برای مثال، هنگام انجام یکی از وظایف چک لیست، ناگهان یادتان می‌آید که باید یکی از کارهای مربوط به شرکت را انجام دهید. پس آن را در صندوق ورودی مربوط به وظایف شرکت می‌گذارید تا در فرصت مناسب آن را انجام دهید.

ابزارهای مدیریت زمان کدام هستند؟

امروز اکثر افراد می‌دانند که برای افزایش عملکرد خود در وظایف باید به مدیریت زمان و برنامه ریزی روی آورند. مدیریت زمان چیست؟ وقتی تمام وظایف خود را متناسب با اولویت‌بندی در یک بازه زمانی مشخص انجام دهیم، یعنی افسار زمان را در دست گرفته‌‌ایم. می‌توانید برای موفقیت بیشتر در کارها با کمک بهینه‌سازی زمان در دوره شخصیت برنده نیز شرکت کنید.

همچنین برای مدیریت اصولی زمان باید از ابزارهای مفید بهره‌مند شوید که در ادامه به معرفی آنها می‌پردازیم.

 

ابزارهای دیجیتال

امروز با فراگیری ابزارهای دیجیتالی و اینترنت تمام کارها باید متناسب با آن تغییر کنند. در مبحث «Time Management» نیز ابزارهای دیجیتالی به عملکردها سرعت بخشیده و بازدهی را افزایش داده است. اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت اصولی زمان به شما کمک می‌کنند تا زمان کمتری را برای ایجاد یک برنامه زمانبندی صرف کنید. برخی از این ابزارها به شرح زیر هستند: 

•       نرم‌افزار ترلو (Trello): یک ابزار رایگان و محبوب که برای ارتقای آن باید حق عضویت ماهانه و سالیانه بپردازید. می‌توانید این نرم‌افزار را شخصی‌سازی کرده و با کمک کارت‌های رنگی فوریت انجام هر وظیفه را مشخص کنید.
•       تو دو لیست (Todolist): یکی از مزایا و امتیازهای تودولیست استفاده از هوش مصنوعی برای برنامه‌ریزی مجدد کارها است که یک زمان بهینه ارائه می‌دهد.
•       پومودورو تایمر: با کمک نرم‌افزار پومودورو تایمر، دسترسی‌تان به برنامه‌های مزاحم مسدود شده و می‌توانید روی کار خود تمرکز کنید تا زمان ۵ دقیقه استراحتتان برسد.
•       میزیتو: یک اپلیکیشن مدیریت زمان ساخت ایران بوده که به‌راحتی می‌توانید با مدیر بخش اعضا ارتباط گرفته و در بخش دیگر وظایفی از سوی مدیران به کارمندان محول شود.

 

ابزارهای سنتی

برخی از افراد نوشتن فیزیکی در دفتر برنامه‌ریزی و زمانبندی را به ابزارهای دیجیتال ترجیح می‌دهند. اگر می‌خواهید که به‌صورت فردی و شخصی از این ابزارها استفاده کنید، مشکلی برایتان پیش نخواهد آمد. ولی درصورتی‌که یک تیم و مجموعه هستید، کارکنان نمی‌توانند به‌صورت دستی وظایف خود را وارد کرده و به‌راحتی آن را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. بهترین ابزارهای سنتی مدیریت زمان به شرح زیر هستند:

•       دفتر برنامه ریزی: یک دفترچه روزانه، هفتگی و ماهیانه است. این دفتر شامل بخش‌های تقویم، لیست کارها (To-Do List)، اهداف روزانه و هفتگی، یادداشت‌ها و تحلیل عملکردها می‌شود.
•       چک لیست‌ها: شامل جدول زمانبندی و گزارش ۲۴ ساعته از فعالیت‌ها است. با انجام هر کار یک تیک جلوی آن می‌گذارید.

 

اشتباهات رایج در مدیریت زمان

با مدیریت زمان فقط یک یادآور وظایف برای خود تدوین نکرده‌‌اید، بلکه مجموعه‌ای از عادات، مهارت‌ها و اصول انجام آن کارها در بهره‌وری بیشتر نقش بسزایی دارد. درواقع با مدیریت اصولی زمان می‌توانید بهترین زمان خود را به کارهای ویژه اختصاص دهید. گاهی برای رسیدن به یک برنامه صحیح زمانبندی با مشکلات و موانعی روبرو می‌شویم. در ادامه به برخی از این مشکلات و موانع اشاره می‌کنیم:

 

چند وظیفه داشتن  (Multitasking)

وقتی برنامه‌ای برای روزمرگی و وظایف خود نداشته باشیم، نتیجه این است که وظایف بیش از حد توان بر عهده می‌گیریم. درصورتی‌که با مدیریت زمان و برنامه ریزی می‌توانید از برنامه‌های خود در طول روز را اطلاع یافته و مسئولیت جدیدی را بر عهده نگیرید. با این روش حتی وقت اضافه برای انجام کارهای عقب افتاده دارید.

 

نداشتن اهداف مشخص

به نظرتان وقتی ذهن از مسئولیت‌های انجام نشده، در حال انفجار باشد، آیا می‌توانید به یک هدف مشخص فکر کنید؟ همیشه در حال دویدن برای انجام شدن کارها هستید؛ ولی در واقع هیچ کاری انجام نمی‌دهید. چراکه برنامه زمانی دقیقی برای کارها ندارید.

 

به تعویق انداختن کارها  (Procrastination)

«از شنبه شروع می‌کنم!» این جمله معروف بین ایرانی‌ها است. چطور این جمله منفی در بین افراد معروف شده است؟ وقتی که برنامه مشخصی نداشته باشید و ضرب‌الاجلی برای انجام آنها تعیین نکنید.

کارها را هر روز عقب می‌اندازید به امید روزی که همه چیز مرتب می‌شود. ولی در حقیقت هیچ‌گاه این اتفاق نمی‌افتد. چراکه سردرگم بوده و اصلاً وظایف خود را نمی‌شناسید. پس در صورت عدم انتخاب یک برنامه زمانی مشخص برای انجام مسئولیت‌ها با عقب افتادن کارها روبرو می‌شوید.

 

مدیریت زمان برای دانش‌آموزان و دانشجویان

مدیریت زمان برای دانش‌آموزان و دانشجویان اهمیت بیشتری تا میزان درس خواندن آنها دارد. با شروع فصل امتحانات و کنکور، مدیریت زمان یکی از دغدغه‌های اصلی این افراد به‌حساب می‌آید. ضعف در برنامه‌ریزی دقیق، عدم برقراری تعادل بین کار و زندگی، اغلب دانشجویان و دانش‌آموزان را با چالش روبرو کرده است. برای مدیریت بهتر زمان دانشجویان و دانش‌آموزان می‌توانند مراحل زیر را دنبال کنند:

1. شناسایی وظایف و مسئولیت‌ها
2. تهیه جدول زمانبندی برای زندگی
3. رعایت انعطاف و واقع‌گرایی حین تدوین جدول (برای مثال ۲۰ ساعت در هفته باید مطالعه کنید)
4. اختصاص زمانی برای برنامه‌ریزی برای جلوگیری از تکرار و اشتباه
5. اجتناب از حواس‌پرتی و به تعویق انداختن کارها
6. تمرین بر خالی کردن ذهن بین جلسات مطالعه
7. بررسی و ارزیابی برنامه‌ریزی‌ها

 

مدیریت زمان در محیط کار

مدیریت زمان چیست؟ مدیریت زمان در محیط کار به معنای انجام وظایف اختصاصی در بازه زمانی مشخص است. این فرایند برنامه‌ریزی، سازماندهی و کنترل عملکردها را شامل می‌شود. در واقع شما با زمان بیشتری که از مدیریت زمان به دست آوردید، می‌توانید کارایی خود را افزایش دهید. برای تقویت کارمندان و مدیریت قدرتمند می‌توانید از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید. برای مثال اگر کارمند هستید، می‌توانید از تکنیک پومودورو یعنی؛ ۲۵ دقیقه کار مفید و ۵ دقیقه استراحت بهره ببرید.

 

مدیریت زمان برای فریلنسرها و کارآفرینان

مدیریت زمان برای فریلنسرها اهمیت زیادی دارد. چراکه در صورت یک حرکت اشتباه در جدول برنامه‌ریزی با کوهی از کارهای تلنبار شده روبرو خواهید شد. از طرفی در صورت تحویل پروژه‌ها از استرس کاری کاسته می‌شود.. همچنین کارآفرینان فرصت بیشتری برای مطرح کردن ایده‌های جدید و سازماندهی آنها دارند.

«نه گفتن!» یکی  از ترفندهای بهبود کارایی فریلنسرها و کارآفرینان برای پروژه‌های اضافه بر سازمان است. اگر بتوانید بر این اصل پایدار بمانید، موفقیت بیشتری کسب می‌کنید.

 

تفاوت مدیریت زمان و مدیریت انرژی

هنگام آماده شدن برای انجام وظایف و مسئولیت‌ها، مدیریت زمان کافی نیست، بلکه باید از نظر جسمانی نیز توانایی انجام آن وظایف را داشته باشید. مدیریت زمان بر انجام وظایف و مسئولیت‌ها در بازه زمانی خاص گفته می‌شود. درحالی‌که در مدیریت انرژی بر توانایی قوای جسمی، روحی و احساسی فرد تأکید می‌شود. یعنی بهره‌وری فرد به مقدار انرژی او بستگی دارد.

اگر زمان کافی برای انجام وظایف داشته، ولی انرژی لازم را در اختیار نداشته باشید، به نظرتان برای تکمیل آن پروژه‌ها کافی است؟ بالطبع نمی‌توانید در پایان شب به انجام پروژه‌های فریلنسری خود ادامه دهید. در نهایت با چشم‌های خواب‌آلود پشت میز کار خوابتان می‌برد. براین‌اساس باید فعالیت‌های خود را متناسب با سطح انرژی و توان خود انتخاب کنید. همچنین باید برنامه‌های غذایی، ورزشی و مدیتیشن را برای تقویت جسم خود در برنامه قرار دهید.

 

جمع‌بندی و راهکارهای شروع بهبود مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟ مدیریت زمان فرایند انجام مسئولیت‌های روزانه بر طبق اولویت‌بندی کارها در یک بازه زمانی خاص گفته می‌شود. تعیین این ضرب‌الاجل متناسب با نوع هدف و وظیفه، میزان اهمیت و اولویت‌بندی تغییر می‌کند. اگر بتوانید مدیریت زمان را به‌درستی بهینه کنید به بسیاری از کارهای عقب افتاده خود رسیدگی می‌کنید. در این مقاله از مجله مجتبی تمسکی به راهکارهایی برای تقویت مدیریت زمان پرداختیم. این راهکارها شما را به موفقیت در کسب‌وکار، زندگی و اهداف شخصی نزدیک می‌کند.

•       با کمک تکنیک مدیریت زمان پومودورو در محل کار، کارایی خود را افزایش دهید.
•       با کمک تکنیک مدیریت زمان دو دقیقه‌ای به کارهای کوچک و جزئی خود رسیدگی کنید.
•       با کمک روش بلاک‌بندی، می‌توانید وظایف عمیق و بزرگ را به دستورالعمل‌های کوچک تبدیل کنید.
•       با کمک روش ماتریس آیزنهاور کارهای فوری و مهم را در اولویت زمانبندی قرار داده و از انجام کارهای غیرمهم غیرفوری پرهیز کنید.

سوالات متداول

منابع

1. Claessens, B. J. C., van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A Review of the Time Management Literature. Personnel Review, 36(2), 255–۲۷۶. https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/00483480710726136/full/html​
2. Van Eerde, W. (2003). Procrastination at Work and Time Management Training. The Journal of Psychology, 137(5), 421–۴۳۴. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/00223980309600625​